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Les personnes concernées par des traitements de données personnelles disposent de droits leur permettant de garder la maîtrise des informations les concernant. Le responsable de fichier doit expliquer aux personnes concernées la procédure (où, comment et à qui s’adresser ? ) permettant de les exercer concrètement. Le responsable du fichier dispose d’un délai de deux mois pour répondre aux demandes.

Le droit à l’information

Pour être loyale et licite, la collecte de données personnelles doit s’accompagner d’une information claire et précise des personnes sur :
Le responsable des données est Nicolas Henaut
La collecte de données permet à l’entreprise Kobaltis de bénéficier des informations nécessaires pour la réalisation de devis ou encore effectuer des campagnes marketing d’e-mailing.
Nous bénéficions d’un délai de 2 mois pour répondre à votre demande concernant vos données.
Les données ne sont pas partagées avec des prestataires tiers ni revendues.
Vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, et d’opposition

Le recueil du consentement

Le consentement est une démarche active de l’utilisateur, explicite et de préférence écrite, qui doit être libre, spécifique, et informée. Dans un formulaire en ligne, il peut se matérialiser, par exemple, par une case à cocher non cochée par défaut.

Le consentement est « préalable » à la collecte des données.

Le consentement préalable de la personne concernée est notamment requis :

En cas de collecte de données sensibles
De réutilisation des données à d’autres fins
D’utilisation de cookies pour certaines finalités
D’utilisation des données à des fins de prospection commerciale par voie électronique

Le droit d’opposition

Les personnes doivent pouvoir s’opposer à la réutilisation par le responsable du fichier de leurs coordonnées à des fins de sollicitations, notamment commerciales, lors d’une commande ou de la signature d’un contrat. Une case à cocher, non cochée par défaut !, doit leur permettre d’exprimer leur choix directement sur le formulaire ou le bon de commande à remplir. La simple mention de l’existence de ce droit dans les conditions générales n’est pas suffisante.
Toute personne a le droit de s’opposer, pour des motifs légitimes, au traitement de ses données, sauf si celui-ci répond à une obligation légale (ex : fichiers des impôts).

Les droits d’accès et de rectification

Toute personne peut,

accéder à l’ensemble des informations la concernant,
connaître l’origine des informations le concernant,
accéder aux informations sur lesquelles le responsable du fichier s’est fondé pour prendre une décision le concernant (par exemple, les éléments qui auraient servi pour ne pas vous accorder une promotion ou le score attribué par une banque et qui a conduit au rejet de votre demande de crédit),
en obtenir la copie, ( des frais n’excédant pas le coût de la reproduction peuvent être demandés)
exiger que ses données soient, selon les cas, rectifiées, complétées, mises à jour ou supprimées.

Le droit d’accès peut s’exercer :

Par écrit : courrier postal, accompagné d’une copie d’une pièce d’identité. Idéalement, en recommandé avec accusé de réception
Sur place : avec présentation d’une pièce d’identité. Il est possible de se faire accompagner par la personne de son choix. La consultation doit durer suffisamment longtemps pour prendre note commodément et complètement. Il est possible de demander une copie des données.
Le responsable du fichier dispose d’un délai de réponse maximal de 2 mois à compter de la date de réception de la demande. Si la demande exercée sur place ne peut être satisfaite immédiatement, un avis de réception daté et signé doit être remis au demandeur. Si la demande est incomplète (absence de la pièce d’identité par exemple), le responsable du fichier est en droit de demander des compléments : le délai est alors suspendu et courre à nouveau une fois ces éléments fournis.

Comment présenter les données ?

Les éléments communiqués doivent être aisément compréhensibles. Les codes, les sigles et les abréviations utilisés doivent être expliqués (éventuellement par le biais d’un lexique).

Par exemple, « Segmentation : A+ » signifie que vous êtes considéré comme un client VIP

Les limites au droit d’accès

Le responsable du fichier peut :

refuser la demande d’accès : dans ce cas, il doit motiver sa décision et informer le demandeur des voies et délais de recours permettant de la contester.
Ne pas répondre aux demandes qui sont manifestement abusives notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique (par exemple, demande d’une copie intégrale d’un enregistrement toutes les semaines).
Lorsque le responsable de fichier ne dispose d’aucune donnée sur la personne qui exerce son droit d’accès (ex : les données ont été supprimées ou l’organisme ne dispose d’aucune donnée sur la personne), il doit néanmoins répondre au demandeur dans le délai de 2 mois.

Le droit d’accès doit s’exercer dans le respect du droit des tiers : un salarié d’une entreprise ne peut obtenir des données relatives à un autre salarié.

Les valeurs de classement annuel ou de potentiel de carrière sont communicables lorsqu’elles ont servi à prendre une décision. L’employeur n’est pas tenu de les communiquer lorsqu’elles sont encore prévisionnelles.

Formulaire RGPD

8 + 7 =